Mua quà tặng doanh nghiệp: xuất hóa đơn VAT cần chuẩn bị gì?

Từ 01/07/2026, hóa đơn điện tử thực hiện theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP (mở trang mới) và Thông tư 91/2026/TT-BTC (mở trang mới). Nhiều bài viết cũ vẫn dẫn Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC; các văn bản này đã được thay thế. Bảng dưới tóm tắt tình trạng hiệu lực, kiểm ngày 08/11/2026.

Hóa đơn bán cho doanh nghiệp phải thể hiện thông tin người mua theo quy định về nội dung hóa đơn của Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Khi đặt quà, hãy gửi cho người bán:

1. 1Bước 1: Tên doanh nghiệp đầy đủ, đúng như giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
2. 2Bước 2: Mã số thuế.
3. 3Bước 3: Địa chỉ trụ sở chính theo đăng ký.
4. 4Bước 4: Email nhận hóa đơn điện tử (nên là email chung của phòng kế toán).
5. 5Bước 5: Họ tên, số điện thoại người liên hệ khi cần điều chỉnh hóa đơn.

Mẹo tránh sai: sao chép thông tin từ trang tra cứu mã số thuế của cơ quan thuế (mở trang mới) hoặc từ giấy đăng ký doanh nghiệp rồi gửi bằng tin nhắn văn bản, không đọc qua điện thoại. Hội, câu lạc bộ hay đơn vị không có mã số thuế riêng nên hỏi kế toán cách ghi thông tin người mua trước khi đặt.

Theo khoản 1 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP (tóm tắt của MISA (mở trang mới)), thời điểm lập hóa đơn khi bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.

Với đơn quà Tết giao nhiều đợt hoặc nhiều địa chỉ, ngày trên hóa đơn có thể khác ngày đặt hàng hay ngày thanh toán. Kế toán hai bên nên thống nhất trước cách lập hóa đơn cho từng đợt giao để khớp với sổ sách.

Yến Sào Uyên Nguyên xuất hóa đơn VAT điện tử ngay khi giao hàng, trong ngày giao. Vì vậy, Quý công ty cần gửi đủ thông tin xuất hóa đơn khi xác nhận đơn, trước ngày giao.

Nhiều tài liệu cũ ghi mốc 20 triệu đồng; mốc này theo quy định trước ngày 01/07/2025. Quy định hiện hành dùng mốc 5 triệu đồng cho cả hai mục đích dưới đây:

Áp vào đơn quà Tết: một đơn 10 phần quà thường vượt 5 triệu đồng. Yến Sào Uyên Nguyên nhận thanh toán khi nhận hàng (COD) hoặc chuyển khoản; nếu Quý công ty cần khấu trừ thuế hoặc tính chi phí được trừ, nên chọn chuyển khoản. Tài khoản nào dùng để thanh toán và cách lưu chứng từ, kế toán của Quý công ty sẽ hướng dẫn.

Có hai chiều hóa đơn cần phân biệt. Chiều thứ nhất là hóa đơn người bán quà (ví dụ Yến Sào Uyên Nguyên) xuất cho Quý công ty khi mua. Chiều thứ hai phát sinh khi Quý công ty đem quà đi biếu, tặng đối tác, khách hàng hoặc nhân viên.

• Theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 254/2026/NĐ-CP (toàn văn (mở trang mới)), hàng hóa dùng để cho, biếu, tặng thuộc các trường hợp phải lập hóa đơn, giống quy định trước đây.
• Theo bản tin của EY Việt Nam (mở trang mới), Nghị định 254/2026/NĐ-CP làm rõ cơ chế lập hóa đơn tổng hợp theo tháng hoặc quý cho hàng hóa dùng để khuyến mại, biếu tặng.
• Quà tặng nhân viên và cách hạch toán chi phí quà biếu có thể liên quan thêm thuế thu nhập cá nhân, thuế TNDN. Đây là phần kế toán của Quý công ty cần xác định cho từng trường hợp.

1. 1Bước 1: Báo giá, đơn đặt hàng hoặc hợp đồng đã được duyệt.
2. 2Bước 2: Hóa đơn điện tử (bản thể hiện và tệp dữ liệu). Có thể tra cứu hóa đơn đã nhận trên cổng hóa đơn điện tử của cơ quan thuế (mở trang mới).
3. 3Bước 3: Chứng từ chuyển khoản tương ứng với từng hóa đơn.
4. 4Bước 4: Danh sách người nhận quà và xác nhận đã giao (nếu giao nhiều địa chỉ).

Thời hạn lưu trữ tài liệu theo pháp luật về kế toán; kế toán của Quý công ty quyết định cách lưu.

1. 1Bước 1: Giá trên web đã gồm VAT. Gửi số phần quà, loại yến, ngày cần giao qua Zalo hoặc hotline 0901 312 279 để nhận báo giá (từ 10 phần áp dụng giá doanh nghiệp).
2. 2Bước 2: Khi xác nhận đơn, gửi thông tin xuất hóa đơn: tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, email nhận hóa đơn.
3. 3Bước 3: Chọn hình thức thanh toán: chuyển khoản hoặc COD (xem mục chuyển khoản ở trên). Điều khoản thanh toán và đặt cọc của đơn doanh nghiệp được thỏa thuận theo từng đơn.
4. 4Bước 4: Yến Sào Uyên Nguyên xuất hóa đơn VAT điện tử ngay khi giao hàng, trong ngày giao. Hóa đơn do Công ty TNHH Yến sào Uyên Nguyên, mã số thuế 0319428456, xuất.

Danh sách việc cần làm cho cả đơn quà Tết (lịch đếm ngược, mẫu xin báo giá, giao nhiều địa chỉ) có trong bài checklist đặt quà Tết doanh nghiệp 2027.